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SEMANA 1

OPTIMIZACIÓN DE HERRAMIENTAS DE EXCEL

Día 1

Resumen de Excel Básico

Generalidades

Excel cuenta con diferentes herramientas que permiten la elaboración de documentos que contienen cálculos, así como desarrollar procesos administrativos de una empresa, para esto, dividimos el curso en Excel Básico y Excel Avanzado, en esta sesión, recordaremos las funciones básicas de Excel.

Definición de Microsoft Excel

Es una aplicación enfocada a hojas de cálculo, con herramientas que permiten, además de administrar grandes volúmenes de datos, realizar operaciones múltiples; también permite obtener elementos que dan una perspectiva de una empresa o negocio así como de la vida personal.

Proceso para iniciar Microsoft Excel

Se deberá acceder mediante alguna de las siguientes rutas:

Personalización de la pantalla de Excel

En algunos de los casos es necesario activar o desactivar barras del programa de Excel, se pueden activar o desactivar en las opciones del menú "Ver".

Es necesario que el sistema siempre tenga algunos elementos a la vista como la barra de fórmulas, barra de estado y el método de vista normal.

Las barras más importantes son: barra de fórmulas, barra de estado, estándar, formato y dibujo.

Uso de las teclas de método abreviado

Son las teclas más importantes de Microsoft Excel para realizar procesos más rápidos.

CTRL + N Aplicar negrita a las letras
CTRL + K Aplicar cursiva a las letras
CTRL + S Aplica subrayado a las letras
CTRL + C Copiar el texto u objeto seleccionado
CTRL + X Cortar el texto u objeto seleccionado
CTRL + V Pegar texto o un objeto
CTRL + Z Deshacer la última acción
CTRL + Y Rehacer la última acción
F2 Editar una celda
CTRL + U Crear un nuevo documento del mismo tipo que el documento actual o más reciente
CTRL + A Abrir un documento
CTRL + R Cerrar un documento
CTRL + G Guardar un documento
ESC Cancelar acción
CTRL + Y Rehacer o repetir una acción
CTRL + P Imprimir un documento

Libros de Trabajo

Son archivos que mantienen las hojas de cálculo así como gráficos y elementos adicionales, son identificados por la extensión del archivo .xls

Barra de herramientas estándar y de formato

Contiene las opciones más comunes del programa como se muestra a continuación:

Modificación de anchura de columnas y filas en Excel

Pulsando entre la línea de separación emtre los títulos de las celdas a modificar, arrastre para cambiar el tamaño

Fórmulas y Funciones

Fórmulas

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=), y se irá construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres.

Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas se pueden seguir los siguientes pasos:

  1. Seleccionar con el ratón la celda o la zona derecha de la barra de herramientas.
  2. Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una fórmula.
  3. Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).
  4. Terminar la introducción de la fórmula pulsando Intro.

Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3, y a continuación, suma 5 al resultados. =5+2*3

Funciones

Las funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de cálculo, en comparación con la tarea de escribir una fórmula. Por ejemplo, se puede crear la fórmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 ó usar la función MEDIA (A1:A8) para realizar la misma tarea.

Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas. Las funciones son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la posibilidad de errores tipográficos.

Las funciones actúan sobre los contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan información, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de los casos el resultado es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos, matrices o información sobre la hoja de cálculo.

Práctica

Aprenderás:

Realizar el siguiente documento dando la presentación adecuada capturando sus datos y agregar los datos correspondientes.


Práctica bordes y sombreado

Realizar el siguiente documento dando la presentación adecuada, capturando sus datos y agregar los datos correspondientes.


Práctica fórmulas

Realizar el siguiente documento dando la presentación adecuada capturando sus datos y agregar los datos correspondientes así como sus fórmulas.

Importe = cantidad * precio

IVA = importe * 15%

Subtotal = importe + IVA

Descuento = subtotal * 5%

Total = subtotal - descuento


Práctica de Documentos avanzados

Realizar el siguiente documento dando la presentación adecuada capturando sus datos y agregar los datos correspondientes.

Agregar cinco productos con sus datos respectivos obteniendo el subtotal, el IVA y el total final.

Elaborado por: M. en E. Gianni A. Cicero Torres